Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Website, die Benutzerkonten und Tarife von CrowdFlow Live sowie die eigenen Verwaltungsfunktionen ist:

2. Verantwortung bei Veranstaltungen

Für Musikwünsche, Nachrichten von Gästen und Feedback einer Veranstaltung ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich. Er legt fest, zu welchem Zweck die Angaben erhoben, wie sie moderiert und wo sie angezeigt werden. CrowdFlow Live verarbeitet diese Angaben im Auftrag des Veranstalters.

Der auf der Gästeseite angezeigte Name zeigt, an wen ein Wunsch oder eine Nachricht geht. Der Veranstalter muss seinen Gästen zusätzlich eine erreichbare Kontaktmöglichkeit und die für seine Veranstaltung geltenden Datenschutzinformationen bereitstellen, zum Beispiel am Veranstaltungsort oder in den Veranstaltungsunterlagen. Bei Fragen zu einer konkreten Eingabe wendest du dich zuerst an den Veranstalter. Fragen zu CrowdFlow Live beantwortet info@crowdflow.live.

3. Bereitstellung und Sicherheit

Beim Aufruf der Website verarbeiten wir notwendige Zugriffsdaten, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie den Status des Abrufs. Diese Angaben benötigen wir, um CrowdFlow Live bereitzustellen, Fehler zu erkennen und Missbrauch abzuwehren.

Zugriffs- und Fehlerprotokolle für den Websitebetrieb bleiben bis zu fünf Wochen verfügbar. Weitere Betriebsprotokolle werden in begrenztem Umfang gespeichert, bis neue Einträge die älteren ersetzen.

Zur Fehlerbehebung speichern wir außerdem Fehlerart, Zeitpunkt, betroffenen Seitenbereich sowie Browser- und Gerätegruppe. Fehler bei angemeldeter Nutzung können deinem Konto zugeordnet werden. Formularinhalte, Kartendaten und Zugangsschlüssel werden in diesem Fehlerspeicher nicht erfasst. Einträge werden nach 30 Tagen ohne erneutes Auftreten bei der regelmäßigen Bereinigung gelöscht. Zum Schutz vor Missbrauch werden kurzlebige Kennungen für bis zu zehn Minuten verwendet und anschließend regelmäßig gelöscht.

Für zeitlich begrenzte Schutzmaßnahmen in Gästeformularen kann aus der IP-Adresse eine täglich wechselnde Kennung gebildet werden. Die IP-Adresse wird dabei nicht dauerhaft zusammen mit dem Musikwunsch oder der Nachricht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Die Verbindung zu CrowdFlow Live ist verschlüsselt.

4. Benutzerkonto, Tarif und Rechnungsdaten

Bei Registrierung und Kontonutzung verarbeiten wir Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Anmeldedaten, Tarifstatus, Einstellungen sowie freiwillig hinterlegte Kontakt- und Rechnungsdaten. Dazu können Firma, Vor- und Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und Rechnungs-E-Mail gehören. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Diese Angaben benötigen wir, um dein Konto und gebuchte Tarife bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Sicherheitsmaßnahmen beruhen zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Abrechnungsdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Wenn du deine E-Mail-Adresse änderst, können wir Bestätigungs- und Sicherheitshinweise an die bisherige und die neue Adresse senden. Vorübergehende Bestätigungsdaten werden nach Ablauf des jeweiligen Links gelöscht.

5. Zahlungen mit Stripe und PayPal

Für kostenpflichtige Tarife kannst du Stripe oder PayPal nutzen. Der gewählte Zahlungsanbieter verarbeitet die für Zahlung, Sicherheit und Betrugsprävention erforderlichen Konto-, Zahlungs- und Transaktionsdaten. Vollständige Karteninformationen werden nicht in CrowdFlow Live gespeichert.

Wenn ein Veranstalter Wünsche mit Extra-Beitrag aktiviert, erfolgt die Zahlung über Stripe direkt an dessen verbundenes Händlerkonto. CrowdFlow Live speichert dabei nur die für Zuordnung, Status, Rückerstattung und Nachweis erforderlichen Vorgangs- und Betragsdaten; Karten- oder Walletdaten erhält CrowdFlow Live nicht. Eine Zahlung garantiert nicht, dass ein Song gespielt wird, und erzeugt keine zusätzliche Stimme.

Die Verarbeitung dient der Vertrags- und Zahlungsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie gesetzlichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Stripe und PayPal sind für wesentliche Teile ihrer Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich.

• Stripe: Datenschutzhinweise von Stripe
• PayPal: Datenschutzhinweise von PayPal

6. Musikwünsche, Abstimmungen und Veranstaltungen

Bei einem Musikwunsch verarbeiten wir den eingegebenen Namen oder ein Pseudonym, Künstler, Titel, einen freiwilligen Kommentar, Zeitpunkt und Bearbeitungsstatus. Der Wunsch wird dem jeweiligen Veranstalter und gegebenenfalls einer Veranstaltung oder einem Archivordner zugeordnet. Informationen aus der Musiksuche können den Wunsch um Album, Genre, Erscheinungsjahr und Cover ergänzen.

Ist die Abstimmung aktiviert, kann ein Gast einen sichtbaren Song in einem Veranstaltungskontext einmal endgültig positiv oder – falls vom Veranstalter erlaubt – negativ bewerten. Dafür verarbeitet CrowdFlow Live eine pseudonyme Gästezuordnung, den Songbezug, die Stimme und den Zeitpunkt. Die Zuordnung dient der Einmaligkeit sowie dem Abstimmungslimit von höchstens fünf angenommenen Stimmen in fünf Minuten und 30 Stimmen je Kontext. Eine Stimme kann nicht geändert oder zurückgenommen werden; öffentlich erscheint nur der zusammengefasste Nettowert ohne Gastnamen.

Die Angaben stehen dem Veranstalter zur Vorbereitung und Durchführung seiner Veranstaltung zur Verfügung. Welche Rechtsgrundlage dafür gilt, bestimmt der Veranstalter entsprechend seinem Einsatz. Bitte trage in Kommentaren keine vertraulichen Angaben oder unnötige Informationen über andere Personen ein.

Eine gemeinsame Browserkennung ordnet Musikwünsche, Abstimmungen und Nachrichten von Gästen während einer Sitzung zu. Sie läuft 16 Stunden nach ihrer Ausstellung ab und wird durch weitere Nutzung nicht verlängert. Das gilt auch bei einem eigenen Veranstaltungslink; dessen Gültigkeit ist davon unabhängig. Der Veranstalter kann Wünsche in seine Live-Liste oder sein Archiv übernehmen und dort bis zur eigenen Löschung speichern. Zusammengefasste Stimmenwerte können zusammen mit einem Archiv gespeichert bleiben; die kurzlebige Gästezuordnung wird dafür nicht benötigt.

7. Chatwall, Gastfotos und öffentliche Anzeige

Bei der Chatwall verarbeiten wir Nachricht, Zeitpunkt, Moderationsstatus, Kontozuordnung und eine pseudonyme Besucherkennung. Die Kennung dient unter anderem der Vermeidung doppelter Einsendungen, Moderation und zeitlich begrenzten Sperrung bei Missbrauch.

Wenn der Veranstalter Gastfotos aktiviert, werden zusätzlich die gewählten Bilder (bis zu sechs pro Beitrag), eine gemeinsame optionale Bildunterschrift, Moderationsstatus und technische Dateiinformationen verarbeitet. CrowdFlow Live speichert den Upload zunächst nicht öffentlich, entfernt eingebettete Metadaten und bereitet die Bilder für die Anzeige auf. Der Veranstalter legt fest, ob Beiträge nach dem Hochladen automatisch oder erst nach seiner manuellen Freigabe auf der Chatwall erscheinen. Zusammen eingereichte Fotos werden als gemeinsame Gruppe angezeigt und moderiert. Der Veranstalter kann Beiträge ablehnen oder den Absender zeitlich begrenzt sperren. Eine automatische Bewertung des Bildinhalts findet nicht statt; die Fotos werden nicht an externe Bildprüfdienste übermittelt. CrowdFlow Live nutzt Gastfotos weder für Gesichtserkennung noch für Werbung oder Modelltraining.

Freigegebene Nachrichten und Fotos können auf dem Veranstaltungsdisplay erscheinen. Sie sind dort für anwesende Personen sowie für alle sichtbar, die Zugriff auf die Display-Adresse erhalten. Teile deshalb nur Inhalte, die auf der Veranstaltung gezeigt werden dürfen, und keine vertraulichen oder sensiblen Informationen. Bei Fotos musst du die erforderlichen Rechte besitzen und das Einverständnis erkennbar abgebildeter Personen haben.

Nachrichten von Gästen und zugehörige Sperrinformationen werden standardmäßig nach 16 Stunden automatisch gelöscht. Abgelehnte Fotos werden sofort gelöscht; alle übrigen Gastfotos und daraus erzeugten Fassungen sind ab 16 Stunden nach dem Hochladen nicht mehr abrufbar und werden anschließend automatisch gelöscht. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach der Veranstaltung; berechtigte Interessen können in der Durchführung, Moderation und Missbrauchsabwehr liegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

8. Feedback und Auswertungen

Gäste können Sternebewertungen oder ihre Stimmung übermitteln. Bis zum Abschluss eines Auswertungszeitraums speichern wir Bewertung, Zeitpunkt, Kontozuordnung und Besucherkennung. Anschließend können daraus zusammengefasste Werte wie Anzahl und Durchschnitt entstehen. Der Veranstalter kann gespeicherte Zeiträume umbenennen oder löschen.

Für die Kontoübersicht zählt CrowdFlow Live Musikwünsche und Nachrichten von Gästen je Konto und Zeitraum. Diese Zählung enthält keine Wunsch- oder Nachrichtentexte.

9. Musikdaten von Spotify, Apple, Deezer und Last.fm

Für die Suche nach einem Song und die Ergänzung von Album, Genre, Erscheinungsjahr oder Cover können Künstler- und Titelangaben sowie die zugehörigen Song- oder Albumkennungen an Spotify, Apple (iTunes), Deezer und Last.fm übermittelt werden. Gastnamen und Kommentare sind kein Bestandteil dieser Anfragen. Die Suche und Ergänzung erfolgt über CrowdFlow Live; die IP-Adresse des Gastes wird dabei nicht direkt aus seinem Browser an diese Anbieter übertragen.

Gefundene Musikdaten und Cover können für spätere Suchen und Auswertungen gespeichert werden. Für die Verarbeitung durch die Anbieter gelten deren Datenschutzhinweise:

• Spotify
• Apple
• Deezer
• Last.fm

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer komfortablen Titelsuche sowie in aussagekräftigen Auswertungen für den Kontoinhaber.

10. Browser-Benachrichtigungen

Kontoinhaber können Benachrichtigungen für neue Musikwünsche im Browser aktivieren. Dafür speichern wir die zur Zustellung notwendigen Daten sowie Status- und Fehlerinformationen. Je nach Gerät wird die Nachricht über den Pushdienst des Browser- oder Betriebssystemanbieters zugestellt, zum Beispiel Apple, Google oder Mozilla.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Du kannst die Berechtigung im Browser und in CrowdFlow Live widerrufen. Erfolgreich verarbeitete Zustellereignisse werden nach sieben Tagen, nicht zugestellte nach 30 Tagen gelöscht.

11. Schutz von Anmeldung und Registrierung

Anmeldung, Registrierung und Passwort-Wiederherstellung müssen gegen automatisierte Angriffe geschützt werden. Dafür verwenden wir Google reCAPTCHA. Beim Öffnen einer geschützten Seite verarbeitet der Dienst insbesondere IP-Adresse, Interaktionen sowie Browser-, Geräte- und Verbindungsinformationen, um missbräuchliche Aufrufe zu erkennen.

Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz von Konten, Formularen und unserem Angebot. Google verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter. Die Speicherdauer richtet sich bei Google nach Datenart und Sicherheitszweck; eine einheitliche feste Frist für alle reCAPTCHA-Daten nennt Google nicht. Weitere Informationen: Google reCAPTCHA.

11a. Kontaktformular

Wenn du das Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, den Betreff, deine Nachricht sowie Eingangs- und Versandstatus. Die Angaben benötigen wir, um deine Anfrage zu bearbeiten, zu beantworten und den Eingang nachvollziehen zu können. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche oder vertragliche Anfragen oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für allgemeine Anfragen. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer verlässlichen Kommunikation.

Die Anfrage wird an info@crowdflow.live gesendet und zusätzlich in der geschützten Verwaltung von CrowdFlow Live gespeichert. Kontaktanfragen werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht; du kannst vorher eine Löschung verlangen, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen Gründe entgegenstehen.

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen kann auf der Kontaktseite zusätzlich Google reCAPTCHA eingesetzt werden. Dabei werden Verbindungs- und Nutzungsdaten ausgewertet. Die weiteren Angaben zu Google reCAPTCHA in Abschnitt 11 gelten entsprechend.

12. Medien-Uploads

Kontoinhaber können eigene Bilder für Chatwall-Hintergründe und Overlays hochladen. Lade nur Material hoch, für das du ausreichende Nutzungsrechte besitzt, und vermeide unnötige personenbezogene Daten. Diese Betreiberdateien bleiben gespeichert, bis sie entfernt oder ersetzt werden.

Für Gastfotos gelten dagegen die kurze Löschfrist, zunächst private Speicherung und vom Veranstalter gewählte Freigabe aus Abschnitt 7. Gastfotos sind nur verfügbar, wenn der Veranstalter sie in einem dafür berechtigten Tarif in seinen Chatwall-Einstellungen aktiviert.

13. Cookies und Browser-Speicher

Notwendige Cookies und lokale Speicherungen ermöglichen Anmeldung, Sicherheit, Spamvermeidung, Moderation, Abstimmungen, die einmalige Anzeige von Hinweisen und gespeicherte Bedien- oder Darstellungsoptionen. Sie beruhen auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und – soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden – auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.

Du kannst Cookies und lokale Speicherungen in deinem Browser löschen oder blockieren. Notwendige Funktionen können dann eingeschränkt sein.

14. Kampagnenzuordnung und Demo

Wenn du über einen gekennzeichneten Kampagnen- oder Partnerlink zu CrowdFlow Live gelangst und anschließend ein Konto erstellst, können Kampagne, Partner, erste aufgerufene Seite und Zeitpunkt deinem neuen Konto zugeordnet werden. Damit werten wir eigene Informationsangebote und vereinbarte Kooperationen aus. Ohne Registrierung entsteht daraus kein kontobezogener Kampagneneintrag. Für diese Zuordnung setzen wir kein zusätzliches Analyse- oder Werbe-Cookie.

In der öffentlichen Musikwunsch-Demo werden Name, Künstler, Song und ein freiwilliger Kommentar in der Demo-Liste angezeigt. Bitte trage dort keine privaten oder vertraulichen Angaben ein. Demo-Einträge sind nach 24 Stunden nicht mehr sichtbar und werden anschließend automatisch gelöscht. Zeitlich begrenzte Kennungen und Mengenlimits schützen die Demo vor Missbrauch. Die dafür verwendete IP-Adresse wird nicht zusammen mit dem Demo-Wunsch gespeichert.

Eine getrennte Demo-Zählung kann ausschließlich Datum, Art und Anzahl der Demoaufrufe erfassen. Wenn du dich danach registrierst, kann der Demoweg deinem Konto zugeordnet werden. Kampagnenzuordnungen und zusammengefasste Demo-Zahlen werden nach zwölf Monaten gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der sicheren Demo, der Missbrauchsabwehr und der Auswertung eigener Kampagnen und Kooperationen. Du kannst dieser Verarbeitung aus Gründen deiner besonderen Situation über info@crowdflow.live widersprechen.

15. E-Mails und Werbung

Notwendige Konto-, Sicherheits-, Rechnungs- und Vertragsnachrichten sind keine Werbe-E-Mails. Sie werden nur versendet, wenn sie für dein Konto, einen Vertrag, eine Zahlung oder die Sicherheit erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO.

Alle freiwilligen Angebote, Aktionen, Umfragen, Newsletter, Produktneuigkeiten und Seiten-Updates behandeln wir einheitlich als Werbung. Solche E-Mails senden wir nur, wenn du im Konto ausdrücklich eingewilligt hast. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.

Du kannst die Einwilligung jederzeit im Konto oder über den Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für Versand und Nachweis verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Inhalt, Versandstatus, Zeitpunkte sowie Angaben zu Erteilung und Widerruf der Einwilligung. E-Mail-Adressen können in Nachweisen in pseudonymisierter Form gespeichert werden. Nach einem Widerruf bewahren wir den Nachweis bis zu vier Jahre auf.

16. Empfänger und Übermittlungen außerhalb des EWR

Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu können Hosting- und Infrastrukturanbieter, E-Mail-, Zahlungs-, Musikdaten- und Browser-Pushanbieter, IT-Wartung, Support, Berater sowie gesetzlich berechtigte Behörden gehören.

Einige Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Eine Übermittlung erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-US Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln.

17. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Daten für folgende Zeiträume:

• Nachrichten von Gästen und Sperren: 16 Stunden.
• Gastfotos: bei Ablehnung sofort; sonst ab 16 Stunden nach dem Hochladen nicht mehr abrufbar, anschließend automatische Löschung einschließlich aller erzeugten Bildfassungen.
• Gemeinsame Gäste-Browserkennung und sitzungsbezogene Zuordnung: 16 Stunden ab Ausstellung, ohne gleitende Verlängerung; dies gilt auch bei vorab angelegten Veranstaltungen. Die Gültigkeit eines Veranstaltungslinks ist davon getrennt.
• Zusammengefasste Stimmenwerte in einem übernommenen Musikwunscharchiv: bis zur Löschung des Archivs oder Kontos.
• Öffentliche Musikwunsch-Demo: nach 24 Stunden nicht mehr sichtbar, anschließend automatische Löschung.
• Fehlerspeicher: Bereinigung nach 30 Tagen ohne erneutes Auftreten. Schutzkennungen werden höchstens zehn Minuten verwendet und bei der anschließenden Bereinigung gelöscht. Für weitere Zugriffs- und Betriebsprotokolle gelten die Angaben in Abschnitt 3.
• Kontaktanfragen: 365 Tage.
• Ereignisse für Browser-Benachrichtigungen: sieben Tage nach erfolgreicher Zustellung, andernfalls 30 Tage.
• Kampagnenzuordnungen zu Konten und zusammengefasste Demo-Zahlen: zwölf Monate.
• Abgeschlossene Rundmail-Versandprotokolle: 90 Tage.
• Nachweise über widerrufene Werbeeinwilligungen: bis zu vier Jahre.
• Musikwunscharchive, Feedback-Historien, Einstellungen und eigene Betreiber-Uploads: bis zur Löschung durch den Kontoinhaber oder bis zur Löschung des Kontos. Ein Tarifwechsel oder eine Tarifkündigung löscht diese Daten nicht automatisch.
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Andere steuer- oder handelsrechtlich erforderliche Unterlagen können je nach Art sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Erforderliche Zahlungs-, Erstattungs- und Streitfalldaten zu Wünschen mit Extra-Beitrag bleiben nur so lange gespeichert, wie die Abwicklung, gesetzliche Nachweise oder die Verteidigung von Ansprüchen dies verlangen.

Wenn du dein Konto löschen lassen möchtest, schreibe an info@crowdflow.live. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen bleiben bis zum Ende der jeweiligen Frist gesperrt gespeichert.

18. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Für Registrierung, Vertrag und Zahlung erforderliche Angaben müssen bereitgestellt werden. Ohne sie können Konto oder Tarif nicht eingerichtet werden. Kommentare, Push-Benachrichtigungen und Werbe-E-Mails sind freiwillig.

CrowdFlow Live trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Zahlungsanbieter können eigene automatisierte Betrugs- und Risikoprüfungen durchführen; dafür gelten deren Datenschutzhinweise.

19. Deine Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ändert nichts an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.

Zur Ausübung deiner Rechte schreibe an info@crowdflow.live. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist zuständig:

20. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Anbieter oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft über den Footer erreichbar.

Stand: 8. September 2026